こんにちは、ServiceNow担当のマサヒロです。

みなさんの会社にワークフローシステムはありますか？
申請書を提出するとき、エクセルの申請書をメールで上司に送って承認をもらっていませんか？

この記事ではServiceNowのワークフローを使うと申請業務がどのように改善するのか、
ServiceNowの画面を見ながら説明していきます。

申請書類を提出して承認と物品準備と物品を受け取るまでの流れをワークフローを説明します。

申請書類を提出するために、社内ポータルを利用します。これはServiceNowのEmployee Center（従業員センター）というポータルです。この画面は初期設定のままです。必要に応じて柔軟にカスタマイズできます。


申請書類などをServiceNowではCatalog itemと呼びます。これは申請や作業依頼などの各種社内サービスをサービス カタログとしてまとめ、そのカタログにあるアイテムなのでCatalog itemとなります。

例としてTest Standard Catalog itemという申請を提出します。社内ポータルのボタンをクリックして申請書を表示します。


項目には適切な初期値が入っているので、そのままで良ければ、送信ボタンを押すだけで申請完了です。


この申請を提出するとワークフローが始まります。ワークフローの流れは下の図のようになっています。英語の文字が並んでいますが、これはサンプルのフローが英語だったためで、日本語の名称を付けることもできます。

フローは、管理者承認、部長承認、在庫確認、配送、クローズと進みます。このフローがワークフローシステムの基本となる流れになります。


フローの最初にある管理者承認を確認します。

申請者の管理者にあたるユーザが誰なのかを事前に設定しているため、ワークフローはその人へ承認依頼をします。メールで承認依頼通知が届きます。SlackやTeamsを使った通知も出来ます。

この例では管理者としてAsset Manager さんが、社内ポータルで承認依頼の内容を確認して、承認ボタンを押します。



承認や却下などの返答をすることで、ワークフローは次に進みます。


部長承認も同じです。承認依頼通知を受け取り、従業員ポータルで確認します。

今回はToDoリストで確認して承認します。処理するべきものが並んでいるので作業が早いです。


管理者と部長の承認が行われた後、ワークフローはCatalog Taskを作成します。これは人が作業を行うためのチケットです。申請処理を完遂するために何をするべきなのか指示が書いてあります。その作業が終わったらチケットをクローズします。

担当チームにはCatalog Taskの割り当て通知が送信され、さらにチームの中で作業担当者を割り当てて作業を開始します。
作業内容に書かれている内容は、『必要に応じて在庫から引き出すかベンダーに注文します。 アイテムを注文する必要がある場合は、必ず入荷待ちフラグを確認し、配達予定日を指定してください。』

下の画面はServiceNowのAgent Workspaceという、作業者向けのアプリケーションです。従業員ポータルの画面と違って、詳細情報が記載してあり機能も豊富です。


入荷待ちフラグや配達予定日は、要求アイテムの項目にあります。要求アイテムとは、申請した後処理として要求を管理するアイテムで、申請内容や要求管理に必要な項目が表示されています。

要求アイテムにCatalog Taskが紐づいていて連携して処理します。Catalog Taskの中で在庫確認して在庫がなければ項目を設定して、入荷の処理をするフローに分岐します。


Catalog Taskが終われば、クローズボタンを押すことで、ワークフローは次に進みます。

今回は在庫があったので、すぐに品物を届けてフローは完了となります。

ワークフローは設定値を読み取り条件分岐してタスクや承認を次々と処理して進みます。

ほかにも
・社内システムとのデータ連携
・必要書類のファイル作成
など、あらゆる処理をワークフローに組み込むことができます。

ServiceNowのワークフローを使うことで申請書類の送信、承認、配送、商品の受け取りまでを確実に処理し、人の手間を最小限にすることができます。

 
ワークフローによる業務改善など、弊社のServiceNow導入サービスをよろしくお願いいたします。
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