みなさんこんにちは、BSX TOWN運営のもろです！
BSX TOWNとはなんぞや？という方もいらっしゃるかと思いますので、簡単に説明します。
BSX TOWN(通称TOWN)とは、社内コミュニケーション活性化や社内DXの推進を目的としたコミュニケーションプラットフォームです。
今回の記事では、同じくBSX TOWN運営のIkemoさんが開発した、社内業務自動化ツールについてお話を伺っていきます！
BSX TOWNとはなんぞや？という方もいらっしゃるかと思いますので、簡単に説明します。
BSX TOWN(通称TOWN)とは、社内コミュニケーション活性化や社内DXの推進を目的としたコミュニケーションプラットフォームです。
今回の記事では、同じくBSX TOWN運営のIkemoさんが開発した、社内業務自動化ツールについてお話を伺っていきます！
開発概要
運営 もろそれでは早速、Ikemoさんに登場していただきインタビューをしていきましょう！
Power Platformを用いて社内の資格取得申請フローを自動化したとのことですが、
今回使用したツールや、自動化したフローの自動化前、自動化後の概要について教えてください！
Power Platformを用いて社内の資格取得申請フローを自動化したとのことですが、
今回使用したツールや、自動化したフローの自動化前、自動化後の概要について教えてください！
開発者 Ikemoはい！わかりました！
今回の開発概要として使用したアプリケーションや、フローの流れについて説明します。
今回の開発概要として使用したアプリケーションや、フローの流れについて説明します。
【開発背景】
既存のフローでは以下のような問題点がありました。・資料格納場所がバラバラのため、Mgrと事業部長は資料を探す手間がある。
・申請時に申請者がMgrへ,Mgrが事業部長へ、それぞれ連絡をしなければならない。
・申請者目線で、どこまで申請が進んでいるか把握できない。
【使用するアプリケーション】
今回使用したアプリケーションは以下です。全てMicrosoft製品であり、使用したものはライセンスE3です。
・PowerAutomate
業務効率化を目的としたツール
・PowerApps
Webアプリ作成プラットフォーム
・SharePoint(以下SPO)
組織のファイル・情報共有サービス
・承認アプリ(Microsoft Teams)
Teamsの拡張機能。申請に対してワンクリックで承認・否認が可能
【作成フローの流れ】
続いて、自動化後のフローの流れを説明します。後続の社内処理はExcelでの運用が残っているため、
申請書の形式（Excel）は従来からの変更は行いませんでした。
①申請者⇒Mgr(申請者操作)
1. 申請書(Excel)へ記入
2. 申請画面(PowerApps)から最小限の情報*を入力
*資格名/所属等の情報
3. 申請書を添付
4. 「送信」ボタンを押下
⇒自動でMgrへ承認要求が届く
②Mgr⇒事業部長(Mgr操作)
1. 承認要求中の申請書格納先リンクを開く
2. 申請書を確認する
3. (問題なければ)押印する
4. 「承認」ボタンを押下
⇒自動で事業部長に承認要求が届く
＋申請者にMgrが承認した旨のメッセージが届く
③事業部長⇒スタッフ(事業部長操作)
1. 承認要求中の申請書格納先リンクを開く
2. 申請書を確認する
3. (問題なければ)押印する
4. 「承認」ボタンを押下
⇒自動でスタッフに承認要求が届く
＋申請者に事業部長が承認した旨のメッセージが届く
④スタッフ処理(スタッフ操作)
1. 承認要求中の申請書格納先リンクを開く
2. 申請書を確認する
3. (問題なければ)処理をする
4. 「承認」ボタンを押下
⇒自動で申請者に申請完了の連絡が届く
＋Teamsにて祝福メッセージが届く
このフローにより、問題点をこのように解決することができます。
・資料格納場所がバラバラのため、Mgrと事業部長は資料を探す手間がある。
⇒資料を一元管理。格納場所のリンクを承認要求内に含めることで探す手間も無くなる。
・申請時に申請者がMgrへ,Mgrが事業部長へ、それぞれ連絡をしなければならない。
⇒承認要求を自動化することで連絡の手間をなくす。
・申請者目線で、どこまで申請が進んでいるか把握できない。
⇒承認ごとに申請者に連絡がいくため、進捗を把握できる。
反応
運営 もろ画像でパッと見ても、かなりすっきりしたフローになりましたね！
次に、今回の自動化をうけてのBSXの仲間たちの反応についてもお聞きしたいです！
次に、今回の自動化をうけてのBSXの仲間たちの反応についてもお聞きしたいです！
開発者 Ikemoリリース後にアンケートを実施し、以下のような反応を頂きました！
非常にいい反応を頂き、目的であったMgrの負担軽減と同時に申請者側の利便性を上げることが出来ました！
非常にいい反応を頂き、目的であったMgrの負担軽減と同時に申請者側の利便性を上げることが出来ました！
Mgr:Uさん承認プロセスにおけるチャットのやり取りがなくなったことで、効率上がりました。
Mgr:KさんMgr Kさん：マネージャにかかる手間が減ったなと感じました。
以前は、①ファイルをTeamsなどで受理、②内容確認＆サイン、③ファイル格納、④事業部長への連携をやらないといけなかったが、フォームができたことで、②のみになったなと
以前は、①ファイルをTeamsなどで受理、②内容確認＆サイン、③ファイル格納、④事業部長への連携をやらないといけなかったが、フォームができたことで、②のみになったなと
事業部長:Eさんワークフロー化されたことで、次ステップへ依頼する手作業がなくなり大変らくちんになりました！
スタッフ:Kさん申請確認リストの申請ステータスにて進捗状況を確認できる点がいい。処理漏れ防止にもなっている。
申請者:Tさん資格取得申請が楽・見える化された！
申請者:Uさん申請するときに、誰に申請すればいいんだっけ、何を提出すればいいんだっけ、がなくなった！
実際に効率化を実感した、便利になった！という声が出ていて、社内DX推進が進んだのだなと感じることができる結果でした。
申請フローを試してみるためにも、資格取得を目指そうかな...と思いました！
感想
運営 もろ最後に、今回の取り組みを実施してのIkemoさんの感想もお聞かせください！
開発者 Ikemo以下、今回の感想です！
作成したものを実際に皆さんが使用してくださって、好評価をしてくださり、非常にうれしいです！
今後もBSX TOWNの活動を通して、社内DX推進を行っていきたいと思います。
また、後日今回の開発にあたって貯まったナレッジは共有したいと思っています。
そちらも何卒よろしくお願いします。
まとめ
運営 もろIkemoさん、インタビューにお付き合いいただきありがとうございました！
次回のナレッジ記事でも、沢山お話を聞かせてください。
次回のナレッジ記事でも、沢山お話を聞かせてください。
私は、導入している企業さんも多いM365のツールPower Platformを用いて、このような自動化できることに驚きを感じました！
BSX TOWNでは、今後も社内DX推進のため、業務効率化や自動化の取り組みを行っていく予定です。
次回の記事もお楽しみに^^