【社内行事】新人企画「オンライン忘年会」を開催しました!

【社内行事】新人企画「オンライン忘年会」を開催しました!

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はじめに

はじめまして、2020年新卒入社の佐Tです。
この記事では、私が所属するBS事業部の新人5名が中心に企画した についてご紹介します!

先輩方(2019年)の企画(バーベキュー)はコチラ!


新人企画について

新人企画とは、「新人が中心となって企画を進めることによって学んだことを、今後の業務に活かす」をコンセプトにBS事業部の新人で何かイベントを企画し、BS事業部を盛り上げようという行事です。

はじめに、5~6月の研修の中で前年の新人企画を実施した先輩より、新人企画についてお話がありました。 しかし、その時は新型コロナウイルスの流行によって、どこかの施設を利用した企画は承認されない可能性が高く新人企画は難航していました。
そして11月初旬、リモートでの忘年会を新人企画として行うという案を元に、私たちは新人企画をスタートしました。

オンライン忘年会の準備

事業部規模でオンライン忘年会を実施するには、事業部の承認が必要です。
それには費用や工数、実施目的や人数などを算出し、予算感や妥当性を事業部のマネージャー陣に提示することになります。

オンライン忘年会の目的

オンライン忘年会を開催するにあたって、どんな忘年会にしたいかを考えました。

  1. 最近、テレワークが多くなり、事業部内での交流が減少しているので、事業部のいろいろな人と交流できるようにする
  2. オンライン飲み会での交流法をこの企画を通して提案する
の二つを目的としました。

企画の内容

今回の忘年会の目玉は2つです。

1つ目は「nonpi foodbox」です。
foodboxというのは、大規模なオンラインでの飲み会で参加者の自宅に同じ食事を配達してくれるサービスのことです。
nonpi foodboxのホームページ
今回はこのサービスを利用して、オンライン忘年会を盛り上げます!

2つ目は「謎解き」です。
いくつかある候補の中から選ばれたのは謎解きでした。 今回はオンラインでの謎解きなので、5~6人のグループに分かれての実施にしました。 その場で渡すという手段が取れない事から景品を用意できなかったのですが、オンラインならではの特典を用意しました。 それは、「答えにたどり着いた人はこれからたどり着く人たちにメッセージを残せる」です。 先に答えにたどり着いた人たちはいったいどんなメッセージを残すのでしょうか・・・?

OneNoteで企画まとめ

リモート会議で企画検討をする様子

事業部に承認していただく

<資料作成>
企画メンバーは業務も合間を縫って準備しており、オンラインでの連携だったので、直接話しあいながら資料作成するのが難しい状況でした。
そこで、パワーポイントのコメント機能を利用しました。
「資料を作る人と追加したほうが良い情報をコメントで共有する人に分担する」という進め方で比較的スムーズに資料を作成することができました。

<発表を終えて>
先輩方から企画で想定できていない部分を指摘していただき、自分たちの企画の甘さを思い知りました。
先輩方の指摘を受け、オンライン忘年会になるべく多くの方々に参加していただくために参加しづらくなってしまう原因の特定と解決法を考えました。

<参加していただくための工夫まとめ>

  1. 家で受け取れない人やアレルギーなどでfoodboxが頼めない人はどうする?
    →foodboxを利用せずに各自で購入し、後日領収書を提出するという選択肢を用意!
  2. 家の環境で喋れない人などは参加できる?
    →チャットで気軽に参加できるような環境を整える!
  3. 自宅からの参加が前提なので、会社に出社していて自宅からだと間に合わない人は参加できる?
    →会社からの参加にも対応!(foodboxを会社で受け取るのもOK)
  4. 私用のPCから参加できる?
    →Webブラウザを使うことでログイン不要&ゲスト参加OK!

開催の案内

開催時刻や企画内容が決まってきたところで、開催の告知や出欠アンケートのメールをBS事業部社員に送信しました。
忙しくて見逃してしまう方のことも考慮し、チームメンバーに出欠アンケートに答えていただくような宣伝を各チームリーダーの方々にお願いしました。
さまざまな方の協力があり、全員の方にアンケートの回答をしていただけました。

オンライン忘年会当日

ついにオンライン忘年会の当日です…!
62名もの方々にお集りいただきました!

歓談パート

foodboxから届いたご飯を食べながら自由に歓談できる、5~6人のグループ別での歓談タイムを設けました。
私たちの事業部では、他の会社では”課”と呼ぶ組織を、”チーム”と呼んでいます。
様々な人と交流できるように、でも少し見知った顔がいるようにと、同じチームから数人選びつつ違うチームとも交流できるグループ分けをしました。
歓談タイムでは、foodboxの洋風と和風の料理を紹介しあったり、お子さんも一緒になって参加してくださったり、Teamsの機能で背景を変えたりなど、各グループでそれぞれ盛り上がっていただけました!
歓談の様子

foodboxスタンダード和プラン
foodboxスタンダード洋プラン


謎解きパート

謎解きでは、たくさんの人と交流するため、グループをシャッフルしました。
5~6人の9グループに分け、新人が作成した謎を解きました!
謎を早く解けたチームはどんなメッセージを残すのでしょうか。
普段から業務で利用している「Microsoft Teams」のアイコンを用いた問題や、プログラムのコードから社員のメールをみつけ、文字を特定するという解き方など、オンラインならではの工夫ができました。
リハーサルで、謎を解くのに結構時間かかったので問題数を減らしたのですが、予想以上に早いチームがいてびっくりしました。
そんな謎を早く解いたチームが残せるメッセージには、喜びの言葉や、謎解きの感想、恥ずかしながら問題文の不備へのツッコミもありました。
参加者の皆さんが各グループでチャットを駆使し答えを考える様子を見て、オンラインだからこその楽しみ方をできていると感じました。
今回のように景品が用意できない中、ゴールした時の楽しみを用意できてとても良かったです。
謎解きの様子

振り返り

アンケート結果

忘年会終了後、参加者の方々にアンケートを取りました!
62名中45名の方にお答えいただきました!
どの項目においても、89%以上の方がポジティブな反応をくださり、特にfoodboxについては100%の人が「満足した」「やや満足した」という大変良い結果となりました!
とはいえ、すべてが良かったわけではないので反省すべきところは反省していきます。



新人たちの振り返り

新人たちでKPT法を使い、振り返りをしたのでご紹介します。
<Keep:良かった点>
  • オンラインならではの企画が実施できた
  • 資料作成や全体の段取り、関係者への連絡など、積極的・主体的に動くことができた
<Problem:改善点>
  • 見積もりがあまく、準備時間が超過してしまった
  • 出欠アンケートの回答期限が短く、回答を催促してしまった
<Try:実践すること>
  • 積極的でない人でも参加できて楽しめるコンテンツを用意する
  • 役割分担を早めに決める
  • 広報メールに詳しい企画内容を記載する
  • 予定工数を正確に見積もる工夫や予定工数を超える前に報告する

最後に


オンラインでの忘年会という初めての試みでしたが、アンケート結果から見てもかなり満足いただけたかと思います!
新人企画を通して、プロジェクトを自分たちで進めることの大変さや、多くの人の協力を得てようやく実現できることを学ぶことができました。
そして、「謎解き」などの企画を運営することで、うまくいったときの達成感や、参加者の反応がよかったときのうれしさを経験することができました。
オンライン忘年会の開催にご助力してくださった皆様、ご参加いただいた皆様

本当にありがとうございました!

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佐T
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株式会社システムサポート BSG事業部 2020年新卒入社。 Google Cloudを活用した案件に参画しています。Google Cloudの資格取得に向けて勉強中。 好きな食べ物は寿司とラーメンと焼き肉です!